Sincronização do Google Drive para arquivos da Base de Conhecimento

A Sincronização Diária Agendada ajuda a manter os arquivos da Base de Conhecimento importados do Google Drive atualizados, sem a necessidade de ressincronizações manuais repetidas. Quando ativada para um arquivo elegível, o sistema verifica sua origem no Google Drive a cada 24 horas e atualiza a Base de Conhecimento quando uma alteração é detectada. A sincronização é controlada por arquivo, oferecendo flexibilidade para monitorar automaticamente documentos atualizados com frequência, mantendo o conteúdo estático inalterado. Este guia explica como a Sincronização Diária Agendada funciona e como ativá-la.

O que você aprenderá

A Sincronização Diária Agendada é um recurso opcional da Base de Conhecimento que monitora arquivos compatíveis importados do Google Drive em busca de alterações na fonte. Ela foi projetada para documentos que são atualizados regularmente, como tabelas de preços, informações de serviços, políticas, procedimentos e perguntas frequentes, para que a Base de Conhecimento permaneça alinhada com o conteúdo original mais recente.

O que é a sincronização diária agendada para arquivos da Base de Conhecimento do Google Drive?

A Sincronização Diária Agendada é um recurso opcional da Base de Conhecimento que monitora arquivos compatíveis importados do Google Drive em busca de alterações na fonte. Ela foi projetada para documentos que são atualizados regularmente, como tabelas de preços, informações de serviços, políticas, procedimentos e perguntas frequentes, para que a Base de Conhecimento permaneça alinhada com o conteúdo original mais recente.

Após a ativação da Sincronização Diária Agendada para um arquivo importado do Google Drive, o sistema verifica a origem uma vez a cada 24 horas.

• Se a fonte não tiver sido alterada, o sistema registra a verificação e para. O arquivo não é baixado, reprocessado, refragmentado ou re-incorporado.
• Caso a fonte tenha sido alterada, o sistema utiliza automaticamente o processo de ressincronização existente do Google Drive para atualizar o arquivo da Base de Conhecimento.
• A sincronização diária agendada está ativada por arquivo, permitindo que você escolha quais documentos precisam de monitoramento recorrente.

A integração da Base de Conhecimento do Google Drive com o sistema já permite importar documentos elegíveis e sincronizá-los manualmente quando necessário. A Sincronização Diária Agendada adiciona uma opção automática para arquivos que precisam de atualizações contínuas.

Principais benefícios da sincronização diária agendada

• Conhecimento sempre atualizado: Mantenha o conteúdo da Base de Conhecimento alinhado com os documentos de origem atualizados do Google Drive.
• Menos ressincronizações manuais: Reduza a necessidade de acionar manualmente a ressincronização após alterações rotineiras em documentos.
• Verificações de origem eficientes: Arquivos inalterados recebem uma verificação de origem simplificada, em vez de downloads, refragmentação e reincorporação desnecessários.
• Controle por arquivo: Habilite a sincronização recorrente apenas para os arquivos que exigem monitoramento contínuo.
• Conteúdo mais confiável da Base de Conhecimento: Ajuda as ferramentas de IA compatíveis a recuperar informações que refletem versões mais recentes de documentos atualizados com frequência.

Arquivos suportados e elegibilidade

A Sincronização Diária Agendada destina-se especificamente a documentos elegíveis importados através da integração com a Base de Conhecimento do Google Drive. Compreender quais fontes se qualificam ajuda a evitar confusão entre arquivos do Google Drive e arquivos carregados diretamente de um computador.

A sincronização diária agendada é compatível com arquivos importados do Google Drive:

• Arquivos PDF
• Google Docs
• Arquivos do Microsoft Word (.doc)
• Arquivos do Microsoft Word (.docx)

Para usar esse recurso de sincronização agendada, é necessário importar um arquivo do Google Drive. Arquivos enviados diretamente do seu computador são considerados fontes de arquivos estáticos independentes e não utilizam a sincronização agendada do Google Drive.

Na lista de Arquivos da Base de Conhecimento, os arquivos importados elegíveis podem ser identificados pelo rótulo do Google Drive na coluna Origem. A integração existente do sistema com o Google Drive oferece suporte a esses mesmos tipos de documento e fornece a opção de ressincronização manual para as fontes importadas.

Como funciona a sincronização diária agendada

A Sincronização Diária Agendada verifica se o arquivo original do Google Drive foi alterado antes de decidir se é necessário processamento adicional. Essa abordagem de detecção de alterações ajuda a manter os documentos dinâmicos atualizados, evitando o processamento desnecessário de arquivos que permanecem inalterados.

Quando o arquivo de origem não foi alterado

O sistema registra que a verificação agendada ocorreu e não toma nenhuma outra providência. O arquivo não é:

• Baixado novamente
• Atualizado no armazenamento
• Refragmentado
• Re-incorporado

Quando o arquivo de origem for alterado

O sistema envia automaticamente o arquivo através do fluxo de ressincronização de importação existente do Google Drive. Assim que o processamento for concluído, a Base de Conhecimento poderá usar o conteúdo atualizado.

Quando o arquivo de origem se torna indisponível

Se o arquivo de origem for excluído do Google Drive ou se o sistema perder o acesso a ele, a sincronização agendada será interrompida e o problema será detectado, em vez de continuar a sincronizar uma origem indisponível.

A Sincronização Diária Agendada não substitui a opção de Sincronização Manual existente. A Sincronização Manual continua sendo útil quando você deseja obter uma atualização sob demanda, em vez de esperar pela próxima verificação agendada da fonte. A integração existente com o Google Drive documenta o fluxo de trabalho de Sincronização Manual.

Sincronização diária agendada versus sincronização automática do Google Sheets

A sincronização de documentos do Google Drive e a sincronização do Google Sheets são funcionalidades distintas da Base de Conhecimento, com comportamentos de atualização diferentes. Conhecer a diferença entre elas ajuda você a escolher o tipo de fonte mais adequado quando suas informações mudam com frequência.

As fontes da Base de Conhecimento do Google Sheets podem ser atualizadas automaticamente a cada 15 minutos, aproximadamente, tornando-as mais adequadas para dados estruturados que precisam de atualizações mais frequentes.

Como configurar a sincronização diária agendada para arquivos da base de conhecimento do Google Drive

A configuração correta garante que o sistema possa monitorar a origem pretendida do Google Drive e atualizar o arquivo correto da Base de Conhecimento. O recurso deve primeiro ser ativado no ambiente de testes (Labs) enquanto estiver disponível lá, e a Sincronização Diária Agendada deve ser habilitada individualmente para cada arquivo do Google Drive elegível que você deseja que o sistema monitore.

Perguntas frequentes