Atribua tarefas, defina prioridades e estabeleça prazos

Três propriedades transformam uma lista de tarefas em algo que uma equipe pode realmente usar: quem é o responsável, qual a urgência e o prazo de entrega. Este artigo aborda todas as três, incluindo como a atribuição funciona quando várias pessoas estão envolvidas na mesma tarefa.

Por que essas três propriedades são importantes?

Uma tarefa com um nome, sem mais informações, indica que algo precisa ser feito, mas não quem a fará, se é relevante ou quando é necessária. Responsável, prioridade e datas são o que tornam um quadro visualizável rapidamente. Todos os três podem ser definidos no momento da criação da tarefa ou adicionados posteriormente.

Atribuir uma tarefa

A propriedade "Responsável" registra a pessoa responsável por uma tarefa. É uma seleção única — uma tarefa tem um responsável. O seletor também tem a opção de limpar o responsável e deixar a tarefa sem responsável.

As pessoas disponíveis no seletor são aquelas que têm acesso ao Espaço. Se alguém que você espera encontrar estiver faltando, verifique se essa pessoa foi adicionada ao Espaço.

Etapas para atribuir uma tarefa

Opção 1 - Ao criar a tarefa

O editor de tarefas embutido inclui um controle "Adicionar responsável". Definir o responsável no momento da criação é a melhor prática, pois uma tarefa não atribuída não tem ninguém acompanhando seu desenvolvimento.

Opção 2 - Em uma tarefa existente

Dividir o trabalho entre várias pessoas

Como uma tarefa requer apenas um responsável, as subtarefas servem para dividir o trabalho entre as pessoas. Mantenha a tarefa principal como o resultado final e adicione uma subtarefa para cada pessoa, representando a sua parte na tarefa.

Por exemplo, uma tarefa chamada "Lançar newsletter de setembro" pode ter subtarefas para redigir o texto, criar o cabeçalho e agendar o envio, cada uma atribuída a uma pessoa diferente. A tarefa principal permanece como o único item que você está monitorando, enquanto a responsabilidade por cada etapa fica clara.

Definir prioridade

A prioridade indica o grau de urgência de uma tarefa. Quatro níveis estão disponíveis:

• Urgente: Necessita de atenção imediata, antes de outras tarefas.
• Alta: Importante e deve ser buscado em breve.
• Normal: Trabalho padrão na ordem habitual.
• Baixa: Pode esperar, ou vale a pena fazer apenas quando houver espaço.

A prioridade também pode ser deixada indefinida, o que é adequado para tarefas rotineiras.

Para definir a prioridade ao criar uma tarefa, use o controle "Prioridade" no editor embutido. Para defini-la posteriormente, abra a tarefa, encontre a propriedade "Prioridade", escolha um nível e salve.

Definir datas

A propriedade Datas aceita uma única data ou um intervalo de datas, permitindo registrar apenas a data de vencimento ou um período completo de início e término. O fuso horário em que as datas são exibidas é mostrado ao lado delas, o que é importante quando sua equipe trabalha em diferentes regiões.

Use uma única data para trabalhos que ocorrem em ou até um dia específico. Use um intervalo para trabalhos que se estendem por um período, como uma construção de duas semanas. No quadro, um cartão exibe a data que você definiu.