Criar uma tarefa ou subtarefa
Em Gerenciamento de Projetos, as tarefas são as unidades de trabalho, e as subtarefas dividem uma tarefa maior em etapas.
Em Gerenciamento de Projetos, as tarefas são as unidades de trabalho, e as subtarefas dividem uma tarefa maior em etapas. Este artigo aborda as duas maneiras de criar uma tarefa, tudo o que uma tarefa pode conter, como adicionar subtarefas e como compartilhar um link para uma tarefa específica.
Duas maneiras de criar uma tarefa
Ambas as rotas criam o mesmo tipo de tarefa. A diferença reside apenas na quantidade de informações que você preenche no momento da criação.
- Adicionar tarefa na barra de ferramentas: O botão à direita da barra de ferramentas, acima do quadro. Use-o quando não estiver pensando em qual status a tarefa deve começar.
- Adicionar tarefa no rodapé de uma coluna: Cada coluna de status na visualização Kanban possui seu próprio controle "Adicionar tarefa". Use-o quando você já souber a qual etapa a tarefa pertence, pois ela é criada nesse status.
O que uma tarefa contém e etapas para criar uma tarefa
Ao abrir uma tarefa, você pode optar por visualizá-la em um painel lateral à direita ou como uma janela modal. Sua visualização preferida é salva, portanto, na próxima vez que você abrir uma tarefa, ela usará automaticamente a última configuração selecionada. Um caminho de navegação na parte superior mostra onde a tarefa está localizada no formato Espaço/Lista.
- Nome da tarefa: Editável diretamente no painel.
- Descrição: Um editor de texto rico para detalhar o trabalho. Possui uma barra de ferramentas de formatação e controles de desfazer e refazer, e exibe a mensagem "Digite a descrição da tarefa" quando o campo está vazio.
- Status: O estágio em que a tarefa se encontra, obtido a partir dos status configurados no Espaço.
- Responsável: A única pessoa encarregada. Trata-se de uma seleção individual, não de uma lista.
- Datas: Uma única data ou um intervalo de datas, exibido com o fuso horário em que é mostrado.
- Prioridade: Baixa, Normal, Alta ou Urgente. Uma tarefa também pode ser deixada sem prioridade definida.
- Todos os campos: Os campos personalizados configurados para o Espaço, com a contagem de quantos existem. Os campos sem valor são exibidos com um traço.
- Objetos associados: Registros do CRM vinculados à tarefa, com uma contagem.
- Subtarefas: Tarefas aninhadas sob esta, com uma contagem e um controle para adicionar outra.
- Comentários: Um compositor na parte inferior do painel, com a mensagem "Escreva um comentário...".
Etapas para criar uma tarefa
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Verifique o status: Confirme se o status reflete o andamento real do trabalho.
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Adicione responsável(eis) à tarefa.
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Defina a prioridade da tarefa.
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Defina as datas: Selecione uma única data ou um intervalo, caso o trabalho abranja um período. O fuso horário em que as datas são exibidas aparece ao lado delas.
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Escreva a descrição: Clique na área de descrição e descreva o trabalho. Use a barra de ferramentas de formatação para estruturar o texto, como listas e ênfase. Uma prática útil é definir como o trabalho estará "concluído", para que quem assumir a tarefa saiba quando parar. Você também pode adicionar imagens à descrição.
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Preencha os campos personalizados: Abra a seção "Todos os campos" e preencha os campos que seu Espaço utiliza. Campos vazios exibem um traço.
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Vincule quaisquer registros de CRM relacionados: Utilize a seção "Objetos associados" para conectar a tarefa aos registros aos quais o trabalho se relaciona.
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Salve suas alterações: Use o botão "Salvar" no painel para confirmar as alterações ou "Cancelar" para descartá-las.
Passos para criar uma tarefa rapidamente
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Abra a lista onde deseja inserir a tarefa: Clique na lista no painel esquerdo.
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Iniciar uma nova tarefa: Clique em "Adicionar tarefa" na barra de ferramentas ou em "+ Adicionar tarefa" na parte inferior da coluna de status em que você deseja que a tarefa comece.
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Digite o nome da tarefa: Digite um nome que indique o que precisa acontecer. Um nome que descreve um resultado é mais fácil de usar do que um que descreve um tópico.
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Defina o responsável, a data e a prioridade: O editor oferece as opções "Adicionar responsável", "Selecionar data" e "Prioridade". É importante definir um responsável logo de início, pois uma tarefa não atribuída não tem dono e pode ser facilmente perdida.
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Salvar: Clique em "Salvar". A tarefa aparecerá como um cartão na coluna.
Passos para adicionar uma subtarefa
As subtarefas são úteis quando uma tarefa tem várias etapas distintas, especialmente quando diferentes pessoas são responsáveis por diferentes etapas. Como uma tarefa geralmente requer apenas um responsável, as subtarefas também são uma forma de dividir o trabalho entre mais de uma pessoa.
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Abra a tarefa principal: Clique no cartão da tarefa para abrir o painel de detalhes.
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Encontre a seção Subtarefas: Deslize a tela até a seção "Subtarefas" próxima à parte inferior do painel. O cabeçalho mostra quantas subtarefas a tarefa possui atualmente.
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Clique em "Adicionar tarefa": Insira o nome da subtarefa e salve-a. Ela aparecerá na lista abaixo da tarefa principal.
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Repita para cada etapa: Adicione uma subtarefa por etapa. Quando uma tarefa tiver subtarefas, seu cartão no quadro mostrará a contagem de subtarefas, permitindo que você veja rapidamente quais tarefas estão divididas.
Comentando sobre uma tarefa
Cada tarefa possui um campo para comentários na parte inferior do painel de detalhes, com a mensagem "Escreva um comentário...". Utilize-o para manter a discussão sobre o trabalho vinculada ao próprio trabalho, em vez de espalhá-la pelo chat e e-mail.
Os comentários permitem menções, respostas, anexos de imagens e edição após a publicação e exclusão.
Vincular a uma tarefa específica
Ao abrir uma tarefa, o endereço do seu navegador obtém um identificador para ela. Copie esse endereço e qualquer pessoa com acesso ao Espaço será direcionada diretamente para a tarefa ao abrir o link. Isso é mais rápido do que descrever onde a tarefa está localizada.
Mover uma tarefa para uma lista diferente
Uma tarefa reside em uma Lista, mas não precisa permanecer lá. Você pode mover uma tarefa para qualquer outra Lista, esteja ela no mesmo Espaço ou em um espaço diferente.
Nota
Mudar é uma realocação, não uma cópia. Assim que a mudança for concluída, a tarefa não aparecerá mais na Lista de onde veio — ela tem um local específico, e esse local mudou.
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Abra a tarefa que deseja mover.
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Selecione a opção de mudança e escolha a lista de destinos: Você pode selecionar uma Lista em qualquer lugar da área de trabalho, inclusive uma que esteja dentro de um Espaço diferente.
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Confirme o mapeamento de status, caso seja solicitado: Os status são configurados por Espaço, portanto, mover uma tarefa para um Espaço com um conjunto de status diferente significa que o status atual da tarefa pode não existir no destino. Quando isso acontece, você será solicitado a confirmar qual status a tarefa deve assumir ao chegar. Revise essa confirmação em vez de aceitar o padrão, pois ela define em qual coluna a tarefa será alocada.
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Confirme a mudança: A tarefa aparece na lista de destino e desaparece da lista original.
A transição entre duas listas no mesmo espaço é simples, pois ambas compartilham os mesmos status e nada precisa ser remapeado. A etapa de confirmação só aparece quando o espaço de destino define seus status de forma diferente.
Adicionar uma tarefa a várias listas
Às vezes, uma única tarefa realmente precisa estar em mais de um lugar — uma tarefa que tanto a equipe de entrega quanto a equipe de atendimento ao cliente precisam ver, por exemplo. Em vez de duplicá-la e manter duas cópias sincronizadas, você pode adicionar uma tarefa a várias Listas simultaneamente, dentro do mesmo Espaço ou em Espaços diferentes.
Isso é diferente de mover. A tarefa mantém sua lista de origem e simplesmente se torna visível nas outras também. Ainda existe apenas uma tarefa, portanto, uma atualização feita em qualquer lugar é a mesma atualização em todos os lugares.
Como os status se comportam
Uma tarefa adicionada a uma segunda Lista mantém o fluxo de trabalho de status da sua Lista de origem. Ela não adota os status da Lista à qual foi adicionada, mesmo quando essa Lista está em um Espaço com um conjunto de status completamente diferente. O fluxo de trabalho do Espaço de origem rege a tarefa onde quer que ela apareça.
Para tornar isso possível, o Espaço que contém a Lista secundária tem o status da tarefa adicionado ao seu próprio fluxo de trabalho de status. Assim, adicionar uma tarefa entre Espaços pode introduzir um novo status na configuração do Espaço de destino.
O que isso significa para alguém que trabalha na lista secundária?
A consequência ocorre quando um colega tenta alterar o status da tarefa para um dos status disponíveis em uma lista secundária. Embora o status possa ser selecionado, tentar salvar a tarefa retornará um erro. A tarefa só pode ser movida entre os status definidos em sua lista de origem.
Nota
Isso é intencional. Uma tarefa tem um fluxo de trabalho específico, e esse fluxo de trabalho é o do local onde ela está inserida. Permitir que ela seja arrastada para um status diferente a deixaria em um estágio que sua equipe de origem não reconhece.
Vale a pena comunicar isso à sua equipe com antecedência. Se alguém estiver trabalhando em uma Lista à qual uma tarefa foi adicionada, em vez da Lista original, essa pessoa estará visualizando a tarefa por meio de uma janela, e não interagindo diretamente com ela. Ela poderá atualizá-la, comentá-la e movê-la pelas etapas, mas as etapas em si são definidas em outro lugar.
Passos para adicionar uma tarefa a outra lista
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Abra a tarefa.
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Escolha a opção para adicionar a outra lista e selecione o destino.
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Repita o processo para todas as outras listas em que a tarefa deve aparecer.
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A tarefa agora aparece em todas as listas às quais foi adicionada, enquanto continua a seguir o status da sua lista de origem.
Dica
Se você realmente quer que a tarefa saia do lugar onde começou, mova-a. Adicionar a outra lista mantém a lista original.