Campos personalizados em tarefas
As propriedades de tarefa integradas abrangem status, responsável, datas e prioridade. Os campos personalizados permitem que você registre qualquer outra informação necessária para o seu processo, como uma referência de cliente, um orçamento ou um tipo de conteúdo.
As propriedades de tarefa integradas abrangem status, responsável, datas e prioridade. Os campos personalizados permitem que você registre qualquer outra informação necessária para o seu processo, como uma referência de cliente, um orçamento ou um tipo de conteúdo. Este artigo explica como os campos personalizados funcionam, onde são configurados, os tipos de campo disponíveis e como planejar um conjunto de campos que sua equipe realmente preencherá.
O que fazem os campos personalizados
Um campo personalizado é uma informação adicional armazenada em uma tarefa. Enquanto o status e o responsável respondem às mesmas perguntas para todos, os campos personalizados respondem às perguntas específicas do seu negócio — para qual cliente é a tarefa, qual o orçamento aprovado, em qual canal o conteúdo será publicado.
No painel de detalhes da tarefa, os campos personalizados aparecem em uma seção chamada "Todos os campos", com uma contagem que mostra quantos existem. Os campos sem valor inserido exibem um traço, para que você possa ver rapidamente o que ainda está em branco.
Os campos personalizados são configurados em cada nível
É possível adicionar campos personalizados nos níveis de Espaço, Pasta e Lista. Os campos criados em um nível superior são herdados pelos níveis inferiores, enquanto os campos criados em um nível inferior permanecem específicos desse nível e não são adicionados à configuração de nível superior.
Por exemplo, um campo personalizado criado no nível do Espaço estará disponível em suas Listas, mas um campo criado especificamente no nível da Lista estará disponível apenas dentro dessa Lista e não será adicionado aos campos personalizados do Espaço.
Isso proporciona flexibilidade para fluxos de trabalho que necessitam de informações diferentes, ao mesmo tempo que permite que campos de uso comum sejam definidos em um nível superior e herdados em toda a hierarquia.
Tipos de campo disponíveis
Os seguintes tipos de campo estão disponíveis:
- Texto de linha única: Um valor curto de texto livre, como um código de referência.
- Caixa de texto: Um valor de texto mais longo, com várias linhas.
- Número: Um valor numérico.
- Monetário: Um valor monetário, representado por um símbolo monetário.
- Telefone: Um número de telefone, com um seletor de país.
- Seletor de data: Uma data escolhida em um calendário.
- Menu suspenso de seleção única: um valor é escolhido a partir de uma lista definida.
- Lista suspensa de seleção múltipla: Vários valores escolhidos de uma lista definida.
- Rádio: Um valor escolhido dentre um pequeno conjunto de opções visíveis.
- Caixa de seleção: um valor "sim" ou "não".
- Lista de caixas de texto: um conjunto de entradas de texto relacionadas armazenadas em um único campo.
- Campo de texto formatado e URL para locais selecionados.
Passos para adicionar um campo personalizado
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Abra a página de Tarefas: Acesse "Contatos" no menu de navegação à esquerda e selecione a guia "Tarefas".
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Encontre o espaço no painel esquerdo: Passe o cursor sobre o espaço ao qual deseja adicionar um campo.
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Abra o menu de opções do Espaço: Clique no controle de opções na linha Espaço. O menu contém Renomear, Configurações, Criar lista, Criar pasta, Campos personalizados, Opções de status e Excluir.
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Selecione "Campos personalizados": A tela de configuração de campos personalizados para o Espaço é aberta.
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Adicionar um campo: Crie o novo campo, escolha o tipo e dê a ele um nome que sua equipe reconheça sem precisar de explicações.
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Configure as opções do campo: Para campos de lista suspensa e de opção, insira os valores que as pessoas irão selecionar. Para campos monetários, confirme a moeda.
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Salvar: Após ser salvo, o campo aparece na seção "Todos os campos" de todas as tarefas naquele espaço.
Passos para preencher um campo personalizado em uma tarefa
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Abra a tarefa: Clique no cartão da tarefa para abrir o painel de detalhes.
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Localize a seção "Todos os campos": O cabeçalho indica quantos campos o espaço possui.
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Insira seus valores: Preencha os campos aplicáveis. Qualquer campo deixado em branco será exibido com um traço.
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Salve suas alterações: Use "Salvar" para confirmar ou "Cancelar" para descartar.
Projetar um conjunto de campos que as pessoas usarão
Os campos personalizados são fáceis de adicionar, mas também fáceis de adicionar em excesso. Algumas dicas que podem ajudar:
- Comece com as perguntas que você sempre faz: se alguém precisa perguntar "para qual cliente é isso?" em cada tarefa, então esse é um campo. Se ninguém nunca pergunta, não é.
- Prefira listas suspensas em vez de texto livre para tudo o que você for filtrar ou gerar relatórios: o texto livre sofre alterações e o mesmo cliente pode acabar com o nome escrito de três maneiras diferentes.
- Mantenha a lista curta: um painel de tarefas com vinte campos será ignorado, e campos preenchidos pela metade são piores do que nenhum campo.
- Dê nomes claros aos campos: um campo chamado Canal é imediatamente compreendido. Um chamado Tipo 2, não.
- Lembre-se de que os campos são válidos para todo o Espaço: um campo que se aplica apenas a uma Lista ficará vazio em todas as outras tarefas do Espaço.