Tarefas: visualizações de quadro (Kanban) e lista

O gerenciamento de projetos oferece duas maneiras de visualizar o mesmo conjunto de tarefas: a visualização Kanban e a visualização em lista. A alternância entre elas altera apenas o layout, nunca as tarefas em si. Este artigo explica a utilidade de cada visualização, como alternar entre elas e como usar os controles de agrupamento e filtragem disponíveis.

As duas visões

• Visão Kanban: As tarefas aparecem como cartões organizados em colunas. Ideal para visualizar o fluxo de trabalho — em que etapa cada tarefa se encontra, identificar acúmulos e agilizar o avanço das tarefas.
• Visualização em lista: as tarefas aparecem como linhas. Ideal para analisar detalhes — examinando várias tarefas de uma só vez e comparando seus campos lado a lado.

A visualização que você escolher não afeta o que outras pessoas veem, nem altera nenhum dado da tarefa.

Entendendo a visão Kanban

Na visualização Kanban, cada coluna representa o status de uma tarefa, e as colunas seguem os status configurados no Espaço.

• Cabeçalhos de coluna: Cada cabeçalho mostra o nome do status e a contagem de tarefas naquela coluna; portanto, uma coluna vazia mostra zero e uma coluna ocupada indica imediatamente onde está a carga.
• Os cartões exibem o nome da tarefa, sua data ou intervalo de datas e a contagem de subtarefas, caso a tarefa possua subtarefas. Os cartões fornecem um resumo; abra um cartão para ver a tarefa completa.
• Para dar continuidade ao trabalho, arraste um cartão de uma coluna para outra para alterar o status da tarefa.
• Adicionar tarefas diretamente no campo "+ Adicionar Tarefa", localizado na parte inferior de cada coluna. Criar uma tarefa por ali a inicia automaticamente com o status daquela coluna, o que economiza uma etapa.

Se o seu quadro tiver mais colunas do que cabem na tela, role para os lados para visualizar o restante.

Entendendo a visualização em lista

A visualização em lista apresenta as mesmas tarefas como linhas em vez de cartões, o que é ideal para revisar muitas tarefas de uma só vez - por exemplo, verificar o que está atrasado em toda a lista ou comparar prioridades antes de planejar a semana.

É possível adicionar, remover, reordenar ou redimensionar colunas.

Passos para alternar entre visualizações

Agrupando suas tarefas

O controle "Agrupar por" na barra de ferramentas define como as tarefas são divididas. Duas opções estão disponíveis:

• Status: Agrupa as tarefas por estágio. Na visualização Kanban, essa é a configuração padrão e gera uma coluna para cada status.
• Atribuição: Agrupa as tarefas pela pessoa responsável. Isso transforma o quadro em uma visão de quem está fazendo o quê, o que é útil para identificar um membro da equipe sobrecarregado ou tarefas que se concentraram em uma única pessoa.
• Grupo de status: Agrupa as tarefas por seu grupo de status (A fazer, Fazendo, Concluído).
• Prioridade: Agrupa tarefas por prioridade.
• Campo personalizado relacionado: Agrupa tarefas em várias categorias definidas no campo personalizado.

Abaixo segue um trecho de tarefas agrupadas por prioridade.

Filtrar suas tarefas

Os filtros ficam na barra de ferramentas como ícones ao lado do controle "Agrupar por". Um filtro de responsável, status e data de vencimento é exibido por padrão, definido como "Todos". Filtros adicionais podem ser aplicados clicando no botão "Filtrar" no lado direito da janela.

Os filtros restringem o que é exibido sem alterar nenhuma tarefa. Limpe um filtro para ver tudo novamente.

Se você costuma usar a mesma combinação de filtros todos os dias, salve-a como uma lista inteligente. Veja o artigo "Listas inteligentes: salve suas próprias visualizações de tarefas".

Ações em massa

Na barra de ferramentas, encontra-se um controle chamado "Ações em massa", que permite aplicar uma alteração a várias tarefas simultaneamente, em vez de editá-las uma a uma.

Na primeira fase, são suportadas apenas 2 ações em massa:

• Mover para: permite mover a tarefa para o status selecionado.
• Excluir: permite a exclusão em massa de tarefas.

As tarefas para ações em massa são selecionadas a partir da visualização em lista.

Quando várias tarefas são executadas por meio de ações em massa, o progresso pode ser acompanhado clicando no botão "Ações em massa" no canto superior direito.