Gerenciar status de tarefas

Os status descrevem os estágios pelos quais seu trabalho passa e se tornam as colunas do seu quadro Kanban. Eles são configurados por Espaço e organizados em três grupos fixos, que é a parte que a maioria das pessoas precisa de explicação. Este artigo aborda como o agrupamento funciona, como adicionar seus próprios status e como planejar um conjunto de status que se adapte ao seu processo.

O que é um status?

O status representa o estágio em que uma tarefa se encontra — por exemplo, "A fazer", "Em andamento" ou "Concluída". Cada tarefa possui exatamente um status por vez.

Os status fazem mais do que rotular uma tarefa. Na visualização Kanban, cada status se torna uma coluna, e arrastar um cartão entre as colunas é como você altera o status de uma tarefa. A ordem e o agrupamento dos seus status, portanto, moldam a aparência do seu quadro.

Os três grupos de status

Os status não são uma lista simples. Cada um pertence a um dos três grupos, e os grupos são fixos — você não pode renomeá-los, adicioná-los ou removê-los.

• A fazer: Trabalho que ainda não começou.
• Em andamento: Trabalho que está em curso.
• Feito: Trabalho concluído.

Dentro de cada grupo, você pode criar quantos status precisar. O painel de opções de status mostra cada grupo com a quantidade de status que ele contém e lista esses status abaixo.

Assim, um Espaço pode ter "A Fazer" contendo "Em Andamento" e "Pronto", "Em Andamento" contendo "Em Revisão" e "Concluído" contendo "Finalizado". Isso resulta em cinco status em três grupos, gerando cinco colunas no quadro.

Os grupos são importantes porque informam ao sistema o significado de um status. Um status no grupo "Concluído" representa trabalho finalizado, independentemente do nome que você tenha dado a ele, o que mantém a ordem do quadro coerente mesmo quando as equipes usam sua própria terminologia.

Por que os status pertencem ao espaço

Os status são configurados no Espaço, não em Listas ou Pastas individuais. Todas as Listas dentro de um Espaço compartilham os mesmos status.

É importante saber disso antes de construir sua estrutura. Se dois fluxos de trabalho realmente precisam de etapas diferentes — digamos, um pipeline de conteúdo com seis etapas e uma fila de suporte com três — eles devem estar em Espaços separados, em vez de duas Listas em um mesmo Espaço.

Passos para visualizar seus status

Passos para adicionar um status

Passos para alterar o status de uma tarefa

Existem duas maneiras, e ambas fazem a mesma coisa.

Opção 1 - Arraste o cartão

Na visualização Kanban, arraste o cartão da tarefa da coluna atual para a coluna desejada. Este é o caminho mais rápido ao trabalhar em um quadro.

Opção 2 - Editar a tarefa

Abra a tarefa e altere a propriedade Status no painel de detalhes. Isso é útil quando você já está adicionando detalhes à tarefa.

Como criar um bom conjunto de status

• Menos status geralmente é melhor: cada um corresponde a uma coluna, e um quadro com doze colunas é mais difícil de ler do que um com cinco.
• Cada status deve descrever um estágio real: se nada de diferente acontece com uma tarefa enquanto ela está em um determinado status, provavelmente esse status não precisa existir.
• Corrija o problema do grupo: um status "Concluído" indica ao sistema que o trabalho está finalizado, portanto, evite colocar um grupo nesse estágio se alguém ainda precisar realizar alguma ação.
• Planeje antes de adicionar tarefas: revisar o status de um Espaço antes que sua equipe comece a utilizá-lo é muito menos disruptivo do que reorganizar um quadro já ocupado posteriormente.
• Fique atento a quase duplicatas: Dois status com nomes semelhantes no mesmo grupo tendem a ser um sinal de que o processo nunca foi totalmente acordado.